Работодателям об электронной трудовой книжке

С января 2020 г. вводится обязанность для работодателей ежемесячно не

позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место кадровые

мероприятия, представлять в ПФР сведения о трудовой деятельности работников, на

основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян.

Передача сведений будет реализована в рамках существующего формата

взаимодействия работодателей с органами ПФР.

В связи с введением электронных трудовых книжек, работодателям надлежит

до 1 июля 2020 г. письменно уведомить каждого работников об изменениях в

трудовом законодательстве и об обязанности работника подать заявление в течение

2020 г. о выборе способа формирования сведений о трудовой деятельности - в виде

традиционной бумажной трудовой книжки или в электронной форме. Работник,

заявивший о продолжении ведения традиционной трудовой книжки, имеет право в

последующем подать заявление о переходе на электронный формат. В трудовую

книжку работника, выбравшего электронную форму, вносится запись о поданном

заявлении, и трудовая книжка выдается на руки.

Сведения о поданных работниками заявлениях, работодатель должен также

ежемесячно не позднее 15 числа предоставлять в ПФР помимо информации о

кадровых мероприятиях (о приеме на работу, увольнении, переименовании

организации, переводе на другую постоянную работу, присвоении иной

квалификации, запрете занимать должность).

Таким образом, для граждан переход к новому формату сведений о трудовой

деятельности является добровольным и будет осуществляться только с их согласия.

Единственным исключением станут те, кто впервые устроится на работу с 2021 года,

у них все сведения о периодах работы изначально будут вестись только

в электронном виде без оформления бумажной трудовой книжки.

Работодателям следует в течение 2020 г. внести изменения в локальные

нормативные акты, в соглашения и коллективные договоры.

Начиная с 1 января 2021 г. в случаях приема на работу или увольнения

работника, сведения о трудовой деятельности должны будут представляться

работодателем в ПФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания

документа, являющегося основанием для приема на работу или увольнения.

Получить сведения о трудовой деятельности работник сможет в любое время

в личном кабинете на сайте ПФР или на ЕПГУ в электронном виде, кроме того в

офисах ПФР или МФЦ, подготовленные на бумаге. Работодатель также обязан

выдавать по требованию работника сведения о работе у данного работодателя.

Преимущества электронной трудовой книжки

Удобный и быстрый доступ работников к информации о трудовой

деятельности.

Сокращение ошибочных, неточных и недостоверных сведений о трудовой

деятельности.

Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства.

Снижение издержек работодателей на приобретение, ведение и хранение

бумажных трудовых книжек.

Дистанционное

оформление

пенсий

по данным

лицевого

счета

без дополнительного документального подтверждения.

Использование данных электронной трудовой книжки для получения

государственных услуг.

Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой

деятельности для работодателей и госорганов.

Высокий уровень безопасности и сохранности данных.

Перечень сведений электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений,

которые учитываются в бумажной трудовой книжке:

Место работы.

Период работы (даты приема, увольнения, перевода на другую работу…).

Должность, специальность, профессия, квалификация (разряд, класс, категория,

уровень квалификации).

Причина увольнения согласно норме Трудового кодекса, закона.

Основание для формирования записи (приказ, распоряжение…)

А также:

СНИЛС работника.

Сведения о заявлении работника по выбору формата трудовой книжки.

Код выполняемой работы (заполняется с 2021 г. при наличии в

профессиональном стандарте, реестре должностей).

Законодательство об электронных трудовых книжках:

- Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в

Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой

деятельности в электронном виде»;

- Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 436-ФЗ «О внесении изменений в

Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе

обязательного пенсионного страхования»;

- Проект Федерального закона N 748758-7 "О внесении изменений в Кодекс

Российской Федерации об административных правонарушениях в части установления

административной ответственности за нарушение работодателем сроков

представления сведений о трудовой деятельности либо за представление неполных и

(или) недостоверных сведений" принятая ГД ФС РФ в I чтении 03.12.2019);

- Проект Приказа Минтруда России "Об утверждении формы сведений о

трудовой деятельности, предоставляемой работнику работодателем, формы

предоставления сведений о трудовой деятельности из информационных ресурсов

Пенсионного фонда Российской Федерации и порядка их заполнения";

- Проект Постановления Правления ПФ РФ "Об утверждении формы и формата

сведений о трудовой деятельности зарегистрированного лица, а также порядка ее

заполнения".

Вопросы-ответы по электронной трудовой книжке

Можно ли будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Да, можно. Для этого будет необходимо подать письменное заявление работодателю

до конца 2020 года. В этом случае бумажную трудовую продолжат вести

одновременно с электронной.

В каком случае нельзя будет сохранить бумажную трудовую книжку?

Если сотрудник впервые устроится на работу с 1 января 2021 года. У таких

работников данные о трудовой деятельности будут вестись только в электронном

виде.

Как работодатель будет направлять сведения о трудовой деятельности

сотрудников в ПФР?

Аналогично другой отчетности в ПФР.

О каких работниках работодатель должен предоставлять сведения о трудовой

деятельности?

Сведения в ПФР предоставляются в отношении лиц, работающих на основании

трудового договора (в т.ч. по совместительству), на основании контракта о

государственной или муниципальной службе, а также отдельных категорий лиц, чья

профессиональная

служебная

деятельность

регулируется

специальным

законодательством.

В отличие от бумажной версии, какая информация будет содержаться

в электронной трудовой книжке?

По составу данных обе книжки почти идентичны. В электронной не предусмотрены

сведения о наградах, поскольку награждение государственными и муниципальные

наградами сопровождается изданием соответствующего нормативного правового акта

(постановления, распоряжения), который публикуется в открытых источниках,

поэтому нет необходимости дублировать эту информацию в сведениях о трудовой

деятельности. В отношении корпоративных (ведомственных) наград, работник вправе

получить копию приказа или выписки из него.

Также в электронной книжке не предусмотрено внесение данных об образовании

работника, поскольку сведения об образовании размещены в

открытой

государственной информационной системе «Федеральный реестр сведений о

документах об образовании и (или) о квалификации, документах об обучении", она

доступна гражданам, работодателям, органам власти.

Как можно будет предъявлять электронную трудовую книжку при устройстве на

работу?

Информация представляется работником работодателю либо в распечатанном виде,

либо в электронной форме с цифровой подписью. И в том и в другом случае

работодатель переносит данные в свою систему кадрового учета.

При увольнении информация о трудовой деятельности будет фиксироваться

только в электронном виде?

Нет, при увольнении работодатель будет обязан выдать сведения о трудовой

деятельности либо на бумаге, либо в электронном виде (если у работодателя есть

такая возможность). В случае сохранения бумажной трудовой книжки, данные будут

фиксироваться в ней.

Что будет в случае сбоя информации или утечки данных?

Многолетний опыт показывает высокий уровень защищенности информационных

систем ПФР. Сбой или взлом с последующим изменением или уничтожениям данных

практически

невозможны.

Информация

лицевых

счетов

фиксируется

в распределенных системах хранения, что исключает риск потери данных.